Tot ce trebuie să știți despre e factura pfa în 2024

Odată cu digitalizarea accelerată a serviciilor fiscale, România face un pas important prin introducerea obligativității e-Facturii pentru toate persoanele juridice impozabile începând cu 1 ianuarie 2024. Aceasta măsură aplicabilă atât pentru PFA-uri, PFI-uri cât și pentru SRL-uri, vizează îmbunătățirea eficienței colectării taxelor și combaterea evaziunii fiscale, aliniindu-se totodată la standardele și practicile europene în domeniu.

Ce presupune implementarea e-Facturii?

Implementarea e-Facturii necesită crearea unui cont în Spațiul Privat Virtual (SPV) pentru fiecare entitate juridică, utilizând o semnătură electronică. Acest cont va fi folosit pentru a încărca și valida facturile emise. Semnătura electronică este esențială pentru a autentifica documentele și pentru a asigura integritatea și originea acestora. Utilizarea unui furnizor autorizat pentru obținerea semnăturii electronice este recomandată pentru a respecta standardele impuse de autorități.

Facturile trebuie să fie emise într-un format standardizat XML. Acest format permite o procesare automată și uniformă a documentelor de către sistemele fiscale. Emiterea facturilor se poate realiza fie direct pe site-ul ANAF, fie prin intermediul unor platforme online specializate. După emitere, facturile sunt încărcate în SPV pentru a fi validate de ANAF. Validarea este un pas crucial deoarece, odată aprobată, factura nu mai poate fi modificată sau anulată. Aceasta asigură transparența și acuratețea informațiilor fiscale transmise, eliminând posibilitatea de fraudă sau erori.

Un alt aspect important este integrarea sistemelor de facturare ale companiilor cu platforma ANAF. Aceasta poate necesita actualizări ale software-ului de contabilitate și training pentru personalul implicat. Companiile trebuie să se asigure că toate datele necesare sunt corect înregistrate în facturile emise pentru a evita respingerea documentelor în etapa de validare.

Implementarea e-Facturii implică, de asemenea, o schimbare în modul de operare al companiilor. Procesul de emitere a facturilor devine complet digital, eliminând necesitatea tipăririi și arhivării fizice a documentelor. Aceasta nu doar că simplifică fluxul de lucru, dar contribuie și la reducerea costurilor operaționale și la protejarea mediului prin diminuarea consumului de hârtie.

Procedura de emitere a e-Facturii

În procedura de emitere a e-Facturii, primul pas pentru orice persoană juridică este obținerea unei semnături electronice. Aceasta este esențială pentru a putea crea și valida documentele fiscale în format digital. După ce semnătura electronică este obținută, următorul pas este configurarea contului în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF. Crearea acestui cont presupune completarea unor date de identificare și verificarea identității prin semnătura electronică.

Odată ce contul SPV este activat, entitatea juridică poate începe procesul de emitere a e-Facturii. Acesta începe cu agrearea detaliilor contractuale cu clientul, asigurându-se că toate informațiile necesare sunt clar definite și corect documentate. Apoi, utilizatorul accesează contul SPV și selectează opțiunea de generare a unei noi facturi electronice.

În această etapă, este importantă validarea CUI-ului (Codul Unic de Identificare) atât al emițătorului, cât și al destinatarului facturii. Acest pas asigură că ambele părți sunt corect identificate și că datele sunt exacte. Urmează generarea documentului XML care conține toate detaliile facturii, precum informațiile despre produse sau servicii, cantități, prețuri, TVA și alte taxe aplicabile.

Documentul XML trebuie încărcat în contul SPV. Odată încărcat, acesta trece printr-un proces de validare automată realizat de sistemele ANAF. Dacă toate informațiile sunt corecte și conforme cu reglementările fiscale, factura este validată și devine disponibilă atât pentru emițător, cât și pentru destinatar. Este crucial de reținut că o dată validată, factura nu mai poate fi modificată sau anulată, ceea ce garantează transparența și acuratețea datelor fiscale transmise.

Clientul final va accesa factura în contul său SPV pentru a efectua plata. Această procedură digitală simplifică schimburile comerciale și asigură conformitatea fiscală, reducând totodată erorile care pot apărea în procesul de facturare tradițional.

Obligativitatea e-Facturii și perioada de acomodare

Deși sistemul a fost pilotat începând cu anul 2022 pentru anumite tipuri de relații contractuale, de la 1 ianuarie 2024, e-Factura devine obligatorie pentru toate tranzacțiile între companiile din România. În primele luni ale anului 2024, companiile vor avea o perioadă de acomodare, în care își pot ajusta procesele interne pentru a se conforma noilor reglementări. Aceasta perioadă este esențială pentru a înțelege și a implementa corect cerințele e-Facturii.

În timpul acestei perioade de acomodare, firmele trebuie să se asigure că au obținut semnăturile electronice necesare și că au configurat corect conturile în Spațiul Privat Virtual (SPV). De asemenea, este important ca angajații să fie instruiți cu privire la noile proceduri și să se familiarizeze cu software-ul utilizat pentru generarea și trimiterea facturilor în format XML.

Începând cu 1 iunie 2024, ANAF va începe controalele pentru a verifica dacă firmele respectă procesul de e-Facturare. Aceste controale vor asigura că toate companiile au adoptat sistemul și că folosesc corect platforma SPV pentru emiterea și validarea facturilor. Firmele care nu se conformează riscă să fie sancționate pentru neîndeplinirea obligațiilor fiscale.

Din 1 iulie 2024, doar documentele XML încărcate în SPV vor fi acceptate pentru justificarea tranzacțiilor. Aceasta înseamnă că orice factură care nu este emisă și validată prin sistemul e-Factura nu va fi recunoscută de ANAF, ceea ce poate duce la probleme în contabilitate și la eventuale penalități. Este crucial ca toate companiile să înțeleagă importanța acestei date și să se asigure că toate facturile sunt emise conform noilor reglementări.

Perioada de acomodare oferă o fereastră de timp critică pentru a testa și a rafina procesele de e-Facturare. Firmele ar trebui să profite de această perioadă pentru a identifica și a rezolva orice probleme tehnice sau de proces și pentru a se asigura că sunt pregătite pentru controalele ANAF. Este util să se stabilească proceduri clare și să se comunice eficient cu partenerii de afaceri pentru a asigura o tranziție lină la e-Factura.

Implicații și beneficii pe termen lung

Introducerea e-Facturii reprezintă un pas major în modernizarea sistemului fiscal românesc, contribuind la creșterea transparenței și la reducerea posibilităților de fraudă fiscală. Pe termen lung, aceasta va facilita o mai bună conformitate fiscală și va îmbunătăți eficiența administrativă, atât pentru autorități, cât și pentru entitățile comerciale. Adoptarea pe scară largă a e-Facturii va demonstra angajamentul României către un mediu de afaceri mai stabil și mai predictibil, ceea ce poate atrage noi investiții și poate stimula creșterea economică.

Deși tranziția poate părea complicată la început, beneficiile pe termen lung și suportul oferit de platforme ca SOLO facilitează acest proces, asigurând o integrare fără probleme a noilor proceduri fiscale în fluxurile de lucru existente ale companiilor.